To fragment komentarza jaki pojawił się pod moim pierwszym filmem z cyklu „Prezentacja w 60 minut”. Znajdziesz go pod tym adresem (i komentarz, i film) Sprawdź co poradziłem Patrycji, autorce komentarza.
http://www.tajnikiprezentacji.pl/prezentacja1

Patrycja dotknęła bardzo ważnego problemu w procesie przygotowania prezentacji a mianowicie analizy audytorium. Wiem, że mogą być z tym problemy dlatego na końcu tego artykułu znajdziesz link do karty analizy audytorium. Pozwoli Ci ona przygotować każdą prezentacje pod „konkretnego” słuchacza.

Aby ułatwić Ci korzystanie z tego dokumentu, omówię po kolei poszczególne pytania, na co powinieneś zwrócić uwagę. Oczywiście, w pewnych sytuacjach, nie musisz wpisywać sobie odpowiedzi na wszystkie zamieszczone poniżej pytania. Wybieraj zawsze te, które uważasz za najważniejsze. Bez sensu zastanawiać się kto przyjdzie na Twoja prezentację jak wiesz, że to będą koledzy z działu. Rozumiesz o co mi chodzi.
Zatem zaczynamy:

1. Kim są słuchacze?
Stwórz profil demograficzny: pokolenia i płeć, zarobki, pozycja finansowa, status społeczny.

2. Dlaczego przyjdą na Twoją prezentację?
To pytanie pozwoli Ci wysondować jakiego nastroju na sali możesz się spodziewać.
czy kazał im szef?
czy naprawdę interesuje ich temat?
robisz to samo co oni i chcą poznać Twoje metody pracy?
robią to z grzeczności/sympatii?
potrzebują Twojej wiedzy/pomocy/wskazówek i liczą, że im pomożesz?

3. Co już wiedzą na ten temat?
Na jakim poziomie zaawansowania powinna być prezentacja aby osiągnąć pożądany skutek? Czy musisz rozpocząć od podstaw czy możesz szybko przejść do zaawansowanej wiedzy?

4. Jakie są ich podstawowe cele i potrzeby?
Zastanów się co najbardziej motywuje słuchaczy.
W życiu: utrzymanie pracy, poczucie bezpieczeństwa, rozwój osobisty, wyższe zarobki
W pracy: ulepszenia i ułatwienia, nauka nowych umiejętności, rozwój zdolności przywódczych, newsy z branży
W Twoim wystąpieniu: musisz wskazać jakie korzyści odniosą z tego, że Ciebie wysłuchają

5. Co mam im do zaoferowania?
To pytanie o cele i potrzeby audytorium. Zastanów się czy Twój materiał może im zapewnić:
nowe perspektywy zawodowe
nowe informacje o branży
spojrzenie w przyszłość
dotarcie do nowych trendów w danej dziedzinie
poczucie komfortu, że maja od Ciebie wsparcie w jakiejś sprawie
nowe umiejętności/techniki do wykorzystania w pracy

6. Co może się wydarzyć na skutek mojego wystąpienia?
Czy prezentacja może wywołać niepokój odbiorców (zmiany w firmie, nowe kontrowersyjne pomysły) czy raczej zadowolenie (dobre wyniki sprzedaży)

Korzystaj z tej listy, rozpoczynając przygotowanie do prezentacji. Pomoże Ci ona znaleźć źródło motywacji odbiorców.

Pobierz Kartę Analizy Audytorium:
Kliknij w ikonkę. Otworzy się plik PDF „Karta Analizy Audytorium”. Zapisz go na swoim komputerze klikając w symbol dyskietki na górnym pasku programu Adobe Reader  (potrzebny do otwarcia pliku).

Moje prezentacje trwają około 20 minut. Tym razem mówiłem a raczej starałem się mówić przez bite pół godziny. Dlaczego tak długo? Bo panie tak rozmawiały, że co kilka minut musiałem przerywać. A wszyscy wiemy, że przerywanie jest bardzo stresujące.

Być może zastanawiasz się dlaczego ludzie rozmawiają w czasie prezentacji. Powody mogą być różne: od przyczyn towarzyskich (dawno nie widzieliśmy się i trzeba omówić „co tam u Ciebie” po fakt, że prowadzący przynudza. Gdyby zebrać te powody pewnie byłoby wszystkiego po trochu.

Moje prezentacje dla nauczycieli połączone ze szkoleniem merytorycznym z danego tematu mają jeszcze jedna cechę prowokującą do gadania. Są darmowe.

Wszyscy wiemy – jak coś jest za darmo to mało kto to szanuje. I ta zasada sprawdza się na moich spotkaniach. Nauczycielki gadają jak szalone nie przejmując się niczym. Nie zmienia to faktu, że trzeba sobie jakoś z tym problemem poradzić.

Co zrobiłem w Świeciu?

Poradziłem sobie stosując jedną metodę. Mam ich kilka na takie rozgadane towarzystwo, ale tym razem postanowiłem sprawdzić czy używając tylko jednego sposobu uda mi się uciszyć rozbawione nauczycielki.

Zatem wróćmy do rozgadanej sali a konkretnie pięciu pań, których rozmowa wyraźnie dominowała nad pogawędkami pozostałej części uczestniczek i niestety nad moją prezentacją.

Rozpoczynając prezentację powiedziałem: „To zaczynamy, dobrze? Bardzo proszę o ciszę”. Jak się domyślasz – zero reakcji. Zrobiłem wtedy pierwsza pauzę, czekając aż towarzystwo się uspokoi.

Rzeczywiści zrobiło się nieco ciszej zatem kontynuowałem. Z każdym moim słowem, hałas w sali narastał. Gdy przestałem słyszeć to co mówię, znowu przerwałem. Zamilkłem na jakieś pół minuty. Dopiero po tym czasie panie zorientowały się, że coś jest „nie halo”. Kilka z nich uśmiechnęło się ze zrozumieniem (tak mi się zdawało).

No to ja dalej swoje. Za 5 minut znowu hałas – ale tym razem na placu boju pozostało kilka pań i ja. To ja znowu przerywam, to one milkną. To ja zaczynam znowu mówić, to one też. Nie uwierzycie ale taki scenariusz powtórzył się sześć razy!

Moja ostatnia pauza trwało chyba minutę. Stałem na środku sali i milczałem delikatnie się uśmiechając. Starałem się tym łagodnym uśmiechem powiedzieć „ja mam czas, poczekam” a w domyśle „to Wy się śpieszycie do swoich domów, mężów, klasówek i obiadów. Będziecie gadać, później skończymy”

Nie wiem czy złapałem telepatycznie łączność z rozgadanymi paniami ale w końcu zamilkły. Nie zwracałem im uwagi, nie prosiłem o spokój, nie denerwowałem się. Po prostu przerywałem prezentację i milczałem.

Kilka uwag, które mogą Ci się przydać w takiej sytuacji:

1. Gdy widzowie hałasują, nie staraj się mówić coraz głośniej. Da to efekt przeciwny do zamierzonego – im głośniej będziesz mówić, tym ludzie głośniej będą rozmawiać. Po pierwsze dlatego, że Ty sam dajesz im alibi mówiąc podniesionym głosem. Po drugie zagłuszasz ich i są zmuszeni głośniej mówić.

2. Nie powtarzaj kilka razy błagalnym tonem „Bardzo Państwa proszę o ciszę”. Jak raz Cię nie posłuchali to nie posłuchają i drugi. Lepiej już zażartuj np. tak jak ja: „Jestem dużym facetem 100 kilo wagi, ponad 180 cm wzrostu ale nie dam rady Państwa przekrzyczeć”. Gdy jesteś filigranową kobietką możesz powiedzieć „A miałam zabrać ze sobą mikrofon i głośniki, wtedy miałabym z Wami równe szanse!”
Ludzie chętniej dostosują się do sugestii przekazanej w zabawny sposób niż do polecenia wydanego lodowatym głosem.

3. Gdy będziesz kończyć prezentację z cichą salą (uciszoną wcześniej) podziękuj audytorium za to, że dostosowało się do Twojej prośby: „Bardzo Państwu dziękuję za wysłuchanie mnie. Tak naprawdę to dziękują moje strony głosowe oraz…. laryngolog z mojej przychodni :-]”

Co Jackson ma wspólnego z wystąpieniami publicznymi?! Wszystko! Każdy artysta, występujący na scenie jest człowiekiem „od wystąpień publicznych”. I od wielu z nich możemy się uczyć.

Od Michaela możemy nauczyć się dwóch umiejętności: kontaktu z widownią i profesjonalnego przygotowania do prezentacji.

Kilka tygodni temu byłem z rodzinką w Gdyni na filmie „This is It”. Dwie godziny relacji z prób Jacksona do koncertów w Londynie. Nigdy nie przepadałem za jego twórczością, poza kilkoma piosenkami z Billy Jean na czele.

Z kina wyszedłem pod wielkim wrażeniem, przede wszystkim ogromu pracy jaki wkładał w przygotowanie swojego wielkiego come backu oraz jego skromności (taki przynajmniej obraz wyłaniał się z filmu).

Pomyśl, jeśli taki utalentowany i doświadczony artysta spędza godziny, dni, tygodnie na próbach szlifując i dopracowują swój występ w najdrobniejszych szczegółach to ile pracy mają tacy ludzie jak my.

Może śmieszne wyda Ci się porównanie z Jacksonem. Oczywiście skala jest nieporównywalna ale problem ten sam – przygotowanie profesjonalnej prezentacji. Dla Jacksona prezentacją był planowany koncert, dla nas wystąpienie np. przed kolegami z działu i zreferowanie wyników sprzedaży. Widownia Michaela to 100 tysięcy osób na stadionie a nasza kilka, kilkanaście osób w sali konferencyjnej. Ale cel naszych prezentacji jest taki sam – zadowolić widownię, świetnie wypaść i osiągnąć cel prezentacji.

Kolejna sprawa to kontakt z publicznością. Osoby, które znały Michaela podkreślają, że potrafił stworzyć podczas występu wrażenie, że śpiewa konkretnie dla Ciebie. Reżyser filmu „This is it” Kenny Ortega powiedział (cytuję z pamięci):

„Na koncercie było 70 tysięcy osób i każda z tych osób miała wrażenie, że Michael śpiewa tylko i wyłącznie dla niej. Na tym polegał fenomen tego artysty”

Cóż więcej możemy powiedzieć?

www.youtube.com/watch?v=7qE22UOlQts

Jeśli chodzi o profesjonalne podejście do swojej pracy, bierz przykład z Michaela!