Jak zatem sprawić aby ludzie poczuli, że faktycznie interesujesz się ich potrzebami i chcesz pomóc w rozwiązaniu problemów?

Zapytaj ich co sądzą o tym, o czym mówisz. W pewnym momencie przerwij swoją prezentację i zapytaj: „Co Państwo sądzą o tym co przed chwilą powiedziałem?” albo „Czy ktoś z Was ma doświadczenie w sprawie, o której mówię?” albo „Czy spotkaliście w swojej pracy/życiu z takim przypadkiem?” itd.

Nie zawsze widzowie chcą odpowiadać na pytania. Powodem jest obawa, że ich odpowiedź będzie mało błyskotliwa lub wręcz głupia. Po prostu boją się zabrać głos na forum i oceny innych uczestników. W jaki sposób ich ośmielić?

Gdy zadasz pytanie, poczekaj kilka sekund i daj im szansę na odpowiedź. Gdy nie znajdzie się „śmiałek”, możesz sam udzielić sobie odpowiedzi mówiąc: „W takim razie ja opowiem o zdarzeniu, związanym z tematem, o którym mówiłem…”

Możesz też przywołać wypowiedź uczestnika innej prezentacji i powiedzieć np. tak: „Na mojej poprzedniej prezentacji jedna z pań powiedziała, że…” Co daje takie rozwiązanie?

Twoi widzowie orientują się, że ich odpowiedź, komentarz lub historia jest całkiem dobra. Na pewno ktoś ośmieli się i zabierze głos. Gdy to się stanie, możesz zadać takiej osobie dodatkowe pytanie.

Jeśli okaże się, że potrafisz przyjaźnie porozmawiać z jednym uczestnikiem, inni będą chętniej odpowiadać na Twoje kolejne pytania. Może nawet rozwinie się z tego ciekawa dyskusja? To dobry krok w kierunku wciągającej „rozmowo-prezentacji” [to określenie pojawiło się w poprzednim wpisie].

Oczywiście panuj nad czasem dyskusji aby nie przekroczyć czasu prezentacji! Ale nawet gdybyś przez to musiał skrócić swoje wystąpienie, na pewno warto sprowokować rozmowę z widownią.

Nie chodzi mi o to aby w jakiś sposób oszukiwać widownię i rezygnować z części prezentacji bo mi „się nie chce”. Mam na myśli usprawiedliwione sytuacje gdy musimy wyrzucić jakiś fragment.

Dlaczego nie mam o tym powiedzieć widzom? – zapytasz.

Zaraz Ci na to pytanie odpowiem ale najpierw kilka słów o tym jak wyrzucać „zbędne” fragmenty.
Pisząc prezentację twórz ją w systemie segmentów. Dobrze byłoby aby segmenty tworzyły zamknięte fragmenty wystąpienia. Oczywiście muszą być one logicznie powiązane ale w taki sposób aby można było wyrzucić jakiś segment bez szkody dla całości. Np. masz prezentację składającą się z dziesięciu segmentów. Masz mniej czasu i wyrzucasz segmenty nr 4 i nr 7. Wiem, że czasami zdaje się nam, że wszystko jest potrzebne i NIC nie da się usunąć ale uwierz mi:

Zawsze możesz skrócić swoją wypowiedź,

no chyba, że masz zamiar powiedzieć „dobry wieczór” i zaraz potem „to by było na tyle”.

Przy tworzeniu prezentacji przemyśl jak z każdego segmentu (no może nie z pierwszych trzech) możesz przejść do zakończenia. Na pewno znajdziesz sposób. Takie podejście do prezentacji pozwoli Ci kontrolować to co masz powiedzieć. Nie decyduj się na wyrzucanie np. po 30 procent treści z każdego segmentu bo nad tym nie zapanujesz. Odradzam tez wyrzucanie „od końca”.

Skracając z bólem serca swoje przemówienie, pamiętaj:

„Przemówienie nie musi trwać bez końca aby było wieczne”.

A teraz wróćmy do tematu „dlaczego nie mam o tym mówić swojej publiczności?”. Wyobraź sobie sytuację gdy Ty siedzisz na widowni a mówca, na którego czekałeś  oświadcza: „Moje wystąpienie z przyczyn ode mnie niezależnych będzie krótsze niż planowałem.  Jestem zmuszony skrócić prezentację i muszę z niej kilka rzeczy wyrzucić. Bardzo za to przepraszam.” Jeszcze tylko brakuje listy tego co wyrzuci…

Zastanów się teraz co pomyślą widzowie… „No tak, zapowiadało się fajne szkolenie a teraz dostaniemy jakieś pocięte fragmenty”, „Ciekawa jestem ile wyrzucił, pewnie połowę..” i tak dalej.

Moja rada: jeśli tylko jest to możliwe, nie mów widzom, że z czegoś rezygnujesz, że czegoś im nie powiesz bo w takiej sytuacji ludzie mają wrażenie, że coś tracą a tego nie lubimy wszyscy „TRACIĆ”.

Kilka dni temu prowadziłem prezentację w Toruniu. Na sali kilkanaście osób. Jak się okazało wszyscy znakomicie znają książki mojego wydawnictwa, bo z niego uczą. Postanowiłem zatem skrócić część promocyjną i powiedziałem: „Jesteśmy tu w gronie „samych swoich” więc skrócę część prezentacji dotyczącą naszych książek a skoncentruje się na programach multimedialnych”.

Wiecie co się stało? Z uczestników szkolenia uszło w jednej chwili powietrze. W ich oczach zobaczyłem pytanie „A czego nam Pan nie powie?, a co nas ominie?” Już po sekundzie wiedziałem, że zrobiłem błąd. Mogłem skrócić swoją prezentację ale nie powinienem o tym  mówić!

Aha, jeszcze jedna uwaga: Gdy masz za dużo materiału, wiadomości jakie chcesz przekazać oceniaj nie tylko pod względem wartości. Zastanów się jak możesz je opowiedzieć i „podbudować” ciekawą historią, anegdotą i przykładami. Pamiętaj często styl góruje nad treścią a jak masz mało czasu, może lepiej właśnie pójść w kierunku „efektowniejszej” formy Twojej prezentacji?

Może lepiej, przez czas jaki masz do dyspozycji,  skoncentrować się na kilku najefektowniejszych fragmentach prezentacji, może nawet rozbawić ludzi, niż wyrzucać z siebie słowa z szybkością karabinu maszynowego?

Oto zapis dźwiękowy  tego artykułu:

Na mnie tez takie sytuacje działają demotywująco, ale po chwili zbieram się w sobie i mówię: „Proszę państwa, dziś idziemy na jakość a nie na ilość”. Jest to banalne stwierdzenie i dziwi mnie zawsze, że uczestnicy moich prezentacji uśmiechają się w tym momencie i to nie jest uśmiech wymuszony ale szczery.

Jak się okazuje publiczność bardzo dobrze wie dlaczego się uśmiecha z zadowoleniem a ja doszedłem do tego dopiero niedawno. Nie, nie dlatego bo liczą na krótszy wykład, choć to też!

Zaraz podam Ci powody dlaczego publiczność powinna cieszyć się z małej frekwencji:

Powód nr 1
Taka prezentacja da im więcej niż gdyby publiczność była bardziej liczna. Ludzie wiedzą, że bardziej skorzystają ze szkolenia. Mała liczba uczestników przekłada się na indywidualne traktowanie każdej osoby. Mamy np. więcej czasu na sesję pytania – odpowiedzi.

Powód nr 2
W sali panuje mniej formalna atmosfera i uczestnicy prezentacji decydują się na zadawanie takich pytań, których nie ośmieliliby się zadać gdyby na sali były tłumy.

Powód nr 3
My – prelegenci – jesteśmy bardziej otwarci i skłonni do bardziej szczegółowych odpowiedzi.

Powód nr 4
Odejście od sztywnych ram spotkania. Zawsze podkreślam możliwość nieformalnych dyskusji. Nie do przecenienia! Gdy na spotkaniu mam mniej niż 10 osób nigdy nie trzymam się sztywno scenariusza. Modyfikuję poszczególne części wystąpienia w zależności od tego jak reaguje na nie publiczność.

Kilka pomysłów na humorystyczne zagajenie publiczności na starcie prezentacji:

1. pięć osób w sali – „Mamy dzisiaj spotkanie na piątkę!”
2. siedem osób na spotkaniu – „Mamy dziś szczęśliwą siódemkę!” Kilka dni temu na spotkaniu w Złotowie (województwo wielkopolskie) przez długi czas tuż przed rozpoczęciem prezentacji było 6 osób. Wtedy zapowiedziałem, że rozpoczniemy gdy pojawi się jeszcze jedna osoba, abyśmy „dobili” do szczęśliwej siódemki. W końcu, gdy do sali weszła siódma uczestniczka powiedziałem: „Nawet nie zdaje sobie pani sprawy jak się cieszę, że Pani dotarła. Gdyby Pani nie przyszła siedzielibyśmy tu do rana!

Jak widzisz dobry humor zawsze się przydaje.

Uwaga – gdy w sali jest 13 osób nawet nie myśl o tym aby przypominać film „Parszywa trzynastka”! No chyba, że szybko biegasz!